Otimização e Simplificação

4 super ferramentas para otimizar a gestão de documentos da empresa

Não é segredo para nenhum gestor que o excesso de documentos físicos dificulta a organização e o acesso às informações. Na prática, isso reflete pouca eficiência e baixa produtividade no dia a dia.

Por isso, cada vez mais as empresas estão focadas em aprimorar a gestão de documentos. E, para isso, é necessário escolher as armas certas.

Para saber mais sobre ferramentas que podem transformar a gestão de documentos do seu negócio e trazer soluções efetivas, separamos algumas ideias! Vale a pena conferir!

1. Arquivos externos! Porque não?

Um dos grandes problemas no gerenciamento de documentos é o armazenamento. Nem sempre a empresa conta com espaço suficiente para manter um arquivo. Além disso, cada vez custa mais caro para as empresas possuir e gerenciar um arquivo físico.

Como alguns documentos físicos ainda são necessários, o ideal é buscar soluções como o armazenamento externo. Hoje existem empresas especializadas nesse tipo de armazenamento e gestão de documentos. Além de guardar as caixas físicas, propriamente, algumas empresas oferecem o serviço de gestão, possibilitando a consulta e a visualização à distância por meio da digitalização.

2. Digitalize sim. Mas com critério.

A digitalização é vista como um verdadeiro milagre na gestão de documentos. Porém, na prática, não é bem assim. Afinal, digitalizar documentos também tem um custo, especialmente quando se trata de um grande acervo.

Para aproveitar os benefícios da digitalização, o segredo é estabelecer alguns critérios e ir fazendo o processo aos poucos. Escolha sempre digitalizar os documentos que precisam ser acessados de forma simultânea. Em outras palavras, priorize a digitalização de documentos que precisam de consulta frequente ou permanente.

Outra boa dica é digitalizar documentos que precisam ser acessados com frequência, mas não podem ser extraviados.

Documentos que tem fé pública, ou seja, validade jurídica, em regra não precisam ser digitalizados. Afinal, cópias só serão válidas se autenticadas. Assim, vale a pena pensar se é o caso ou não de digitalizar.

3. Agilidade na gestão de documentos? Invista na nuvem!

O cloud computing ou computação na nuvem é uma solução tecnológica que permite o armazenamento de dados, sem a necessidade de hardwares ou softwares instalados nos computadores. Isso significa que você pode armazenar todos os seus documentos de forma digital e disponibilizá-los de acordo com as necessidades do seu negócio.

Além de ser uma solução altamente customizável, a nuvem é um jeito de minimizar a necessidade de arquivos físicos, além de facilitar o acesso aos dados. Outra vantagem é que a nuvem permite o acesso simultâneo, já que mais colaboradores podem ter acesso aos mesmos dados ao mesmo tempo. Isso significa na prática mais eficiência e produtividade, afinal, não é preciso esperar para consultar ou verificar documentos necessários ao desenvolvimento do trabalho.

4. Aposte no uso de aplicativos corporativos

Os aplicativos corporativos permitem o gerenciamento de diversas atividades da empresa de forma integrada e automatizada. É o caso, por exemplo, dos aplicativos de transporte privado. Por meio dessa ferramenta, o gestor ou responsável pode fazer toda a gestão dos deslocamentos, sem a necessidade de papéis, recibos ou outros documentos necessários ao controle.

Além de serem mais econômicas e ágeis, essas ferramentas evitam a necessidade de documentos físicos como vouchers, boletos e recibos. Todo controle é feito através da ferramenta, de forma simples e descomplicada.

Como deve ser a gestão de documentos na sua empresa?

Cada empresa conta com uma realidade própria em termos de gestão de documentos. Por isso, o ideal é testar soluções até encontrar aquela que melhor atende as suas demandas. Algumas soluções, como os aplicativos corporativos, no entanto, vêm revolucionando a agilidade e a eficiência dos serviços de suporte. Vale a pena testar e conferir quais são os benefícios que eles podem trazer para o seu negócio.

Gostou de conhecer mais sobre as ferramentas de gestão de documentos? Então, poupe recibos de táxi e elimine a burocracia para transportar seus colaboradores. Conheça a Cabify Empresas e saiba mais!

Deixe um comentário