Otimização e Simplificação

Como estruturar uma área de compras empresariais de sucesso

Quando pensamos no que faz diferença em uma empresa, focamos sempre no palco: o produto, o relacionamento com os clientes, a sua marca. Porém, o que acontece nos bastidores das empresas faz toda a diferença nos resultados finais de um negócio. A área de compras não costuma ganhar muita visibilidade, mas precisa de toda atenção para que seja eficiente na contribuição para um fluxo de caixa positivo.

A importância da gestão de compras corporativas

Com uma gestão de compras empresariais efetiva, é possível reduzir custos cortando despesas supérfluas, utilizar recursos disponíveis de forma mais eficaz, manter um fluxo inteligente de entrada de produtos ou serviços, garantir o cumprimento de prazos e até construir relações mais estreitas com fornecedores.

Tudo isso contribui para atender às necessidades da empresa de modo contínuo, garantindo boas negociações com fornecedores, valores proveitosos para clientes e uma posição competitiva no mercado. O custo-benefício deve ser levado a sério, não só em questão de cifras, mas em todo o processo de compras empresariais – na tomada de decisões, na catalogação de fornecedores e até mesmo no equilíbrio de abastecimento do estoque.

Criamos abaixo um checklist para pensar a estruturação de uma área de compras empresariais que maximize o uso dos recursos da empresa e diminua as despesas desnecessárias. Será que a sua gestão de compras está alinhada a estas boas práticas?

Defina um objetivo e atente-se às necessidades da empresa

A empresa irá focar no menor preço? Na melhor logística de entrega? Qual o objetivo maior na hora de realizar uma compra empresarial? Um volume único e grande é ideal ou o melhor é realizar compras fracionadas de acordo com a necessidade de cada setor?

Ter em mente as necessidades de acordo com o funcionamento interno da empresa e também dos objetivos primários na hora de realizar uma compra é o pontapé para dar início a uma boa gestão de compras empresariais.

Monitore o fluxo de materiais

Monitorar o fluxo de materiais é primordial para pensar a etapa de negociação de compra. Tanto os materiais de uso interno quanto os materiais que fazem parte do processo produtivo da empresa devem ter suas entradas e saídas inspecionadas de perto.

Dessa forma, é possível entender o fluxo de estoque e perceber se há insumos que são sazonais e merecem atenção especial na compra ou se há materiais que ficam parados muito tempo diminuindo a eficácia da gestão de estoque. Com essas informações é possível traçar uma estratégia para as compras empresariais muito mais assertiva.

Negocie com os fornecedores

Uma boa escolha de fornecedores pode afetar de forma drástica os resultado de uma empresa. Qualidade, tempo de entrega, custo dos produtos, tudo isso deve ser levado em conta na hora de estabelecer uma lista de fornecedores. O impacto de um mau fornecedor não se restringe só a problemas internos de abastecimento; pode atingir diretamente a imagem da sua marca e a confiabilidade que você tem no mercado.

Por isso, seja um cliente rigoroso com seus fornecedores: avalie o custo-benefício dos seus produtos e serviços e quais as vantagens em estabelecer uma parceria de longo prazo com eles. Contar com um fornecedor fixo é ideal, inclusive para otimizar os processos de compra, mas tenha sempre um bom plano B quando precisar.

Automatize o processo de compra

A transformação digital já foi assunto aqui no blog e é impossível não falar da automatização de tarefas quando estamos pensando em otimizar processos, como no caso das compras empresariais. Com softwares de gestão de compras é possível ter um controle acurado dos fluxos de entrada, saída e suas variações, controle de inventário e até mesmo projeções de acordo com os dados coletados que ajudam o gestor da área a tomar decisões melhores para a empresa.

Analise os resultados para poder planejar

Com um olhar apurado sobre as necessidades da empresa, os fluxos de estoque e de venda e com uma lista de fornecedores confiáveis, é possível analisar e projetar a gestão de compras para favorecer cada vez mais o máximo de aproveitamento dos recursos com menos despesas possível. A centralização das compras pode ajudar nesse processo: ao invés de se perder com planos para cada setor, trace uma análise total do fluxo de compras da empresa. O planejamento fica muito mais fácil, as negociações ficam mais objetivas e o resultado final pode ser muito melhor.

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