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Despesas de funcionários: como melhorar o controle de gastos

Quem acompanha de perto a gestão financeira de uma empresa sabe bem: alguns tipos de despesas variáveis acabam formando um rombo na hora de fechar o mês. As despesas de funcionários são um exemplo claro disso. Um táxi aqui, uma refeição ali, uma entrada para um workshop lá…

Somando de pouquinho em pouquinho, o susto na hora de fechar o caixa da empresa pode ser grande. Controlar esse tipo de gasto se mostra indispensável para manter as finanças estáveis. Por esse motivo, confira no post como melhorar a gestão das despesas dos funcionários da sua empresa!

É certo, não controlar despesas de funcionários trará prejuízos!

É fácil pensar em números gerais: qual o faturamento do mês, quanto há de capital de giro na empresa, quanto foi o gasto total com fornecedores ou maquinários. Mas e os  pequenos gastos? Quanto a sua empresa gastou com transporte este mês? Quantas reuniões com clientes foram feitas em outras cidades que dependeram de hospedagem e alimentação?

Esses gastos variáveis importam tanto quanto os gastos fixos e de maior valor, já que impactam a saúde financeira da empresa e devem ser levados em conta na hora de fechar um novo projeto ou negócio. Contabilizar de forma minuciosa as despesas de funcionários dá a você uma visão melhor das finanças, tanto para planejar orçamento quanto para analisar os retornos que a sua empresa teve durante o mês.

Como otimizar os gastos com despesas de funcionários

É comum estarmos sempre buscando lugares para “enxugar” os gastos dentro da empresa. De fato, algumas práticas podem ser totalmente cortadas, mas é preciso ter cuidado na hora de determinar o que é supérfluo e o que não é. As viagens corporativas podem ser otimizadas, mas são o tipo de gasto estratégico que pode resultar em novas parcerias, clientes e negócios – e certamente não devem ser descartadas.

Estabelecer um regime específico para viagens corporativas ajuda a equilibrar as escolhas financeiras vantajosas para a empresa e também conforto e comodidade para o funcionário que precisa se deslocar. Investir tempo em orçamentos e negociações com hotéis, transporte corporativo  e restaurantes pode ajudar a reduzir custos sem impactar na qualidade da viagem para os funcionários – o que é fundamental para resultados finais positivos! Não basta apenas cortar gastos indiscriminadamente, mas sim otimizar a verba disponível.

As políticas de reembolso também ajudam na hora de controlar os gastos com despesas de funcionários. Os acordos claros sobre teto de gastos reembolsáveis garantem, além de estabelecer uma relação de transparência entre funcionário e empresa, que nada saia significativamente do orçamento previsto inicialmente. Emergências podem ocorrer, mas é provável que o próprio funcionário controle com mais rigor seus gastos, já que o reembolso virá depois.

Manter uma análise sistemática dessas despesas faz toda a diferença na hora de entender quanto vale esses gastos com colaboradores dentro do panorama geral da empresa. Como falamos, as viagens corporativas são exemplos de despesas estratégicas que trazem retorno positivo para os negócios. Porém é preciso organizar todas essas informações de forma detalhada e categorizada para um panorama de custo-benefício que possa influenciar decisões futuras: ter o registro de gastos por funcionário, por tempo de viagem e por localização é muito mais assertivo do que saber os gastos gerais, por exemplo.

Automatize o controle das despesas de funcionários

O uso de tecnologia já é parte da rotina das empresas, não importando seu tamanho ou setor. Praticidade, agilidade, otimização de tempo e de custos são apenas alguns dos fatores que fazem dos apps algo obrigatório para quem deseja manter sua empresa sempre em crescimento. A Cabify Empresas oferece a solução de transporte corporativo mais econômica, com faturamento único para todas as viagens realizadas e de fácil gestão.

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