Otimização e Simplificação

Otimização de processos: como mudar a rotina da empresa

Manter-se em um processo constante de inovação já se tornou fator fundamental para medir a competitividade de uma empresa no mercado. Hoje sabemos que não basta um produto ou serviço diferenciado para colocar uma empresa em destaque e que todo o seu funcionamento interno impacta nos resultados finais. Para auxiliar nessa organização interna, a otimização de processos é uma das ferramentas mais simples e de maior valor com as quais as empresas podem contar. Confira no post o que é e como implementar a otimização de processos na sua empresa!

O que é a otimização de processos

Otimizar processos significa torná-los mais eficientes, seja na agilidade, na redução do custo ou no aumento dos seus benefícios. Para tornar isso possível, é preciso focar na análise, delimitação, execução e monitoramento das atividades internas da empresa.

A otimização de processos deve impactar toda a cadeia de uma empresa: operações com colaboradores, fornecedores e clientes. Pensar em como essas áreas se integram dentro das movimentações internas da empresa é crucial para uma visão completa do seu funcionamento. Assim, é possível ver onde estão os “pontos de incêndio”, ou seja, em quais etapas as atividades não estão sendo muito produtivas ou mesmo inteligentes durante o curso do seu negócio.

Como implementar a otimização de processos

Agora que já entendemos o que é e qual o benefício de otimizar processos, resta uma dúvida: como melhorar a organização interna na prática? Apesar de não haver um manual fixo de otimização de processos, já que cada empresa tem suas particularidades, alguns passos básicos podem ser apontador para dar o start:

  • Mapear e organizar os dados e processos: mapear o fluxo total de tarefas, do começo ao fim, é o primeiro passo para a otimização de processos internos. O mapeamento ajuda a entender como as atividades acontecem de forma isolada, como elas se integram com outros setores e quais as brechas existentes, tanto para maximização de bons resultados quanto para melhorias em pontos frágeis. A organização dessas informações também permite um olhar mais apurado para a produtividade de funcionários e para os desperdícios financeiros que podem acontecer por processos mal conduzidos.
  • Transformar o modo de execução das tarefas: identificado os problemas, chegou a hora de pensar soluções que possam melhorar os pontos negativos. Isso pode ser feito cortando etapas desnecessárias, redistribuindo recursos, utilizando tecnologia para substituir processos obsoletos, focando na comunicação entre setores etc. A otimização de processos se dá de forma muito específica para cada empresa, a partir dos resultados do mapeamento do fluxo de trabalho e das possibilidades estruturais da empresa.
  • Capacitar colaboradores: know-how dos colaboradores influencia de forma significativa na otimização de processos. De nada adianta implementar tecnologias de ponta se os colaboradores não são incentivados a se desenvolverem, não recebem treinamento para as novas fórmulas da empresa e não estão motivados com as mudanças. Portanto, investir no capital humano é investir diretamente nos resultados da empresa.

A importância da automação na otimização de processos

A tecnologia é uma das grandes aliadas na hora de otimizar processos, principalmente se integrada às diversas áreas de uma empresa, desde tarefas simples, como organização de documentos em nuvem até controles complexos de fluxo de caixa. Automatizar processos ajuda na redução de custos e na diminuição do tempo em que uma tarefa leva para ser feita, confere mais confiança aos processos já que retira a possibilidade de erro humano e ainda elimina tarefas enfadonhas e repetitivas, colaborando para a produtividade e satisfação dos colaboradores.

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