Controle e Supervisão

Política de reembolso: dicas para funcionar de verdade!

Reuniões com fornecedores, visitas a clientes, treinamentos externos, eventos e premiações… São muitas as situações nas quais colaboradores precisam transitar ou mesmo viajar a trabalho – e cabe à empresa garantir que eles tenham condições de exercer sua função de forma satisfatória, mesmo longe da sede.

Portanto, gastos com transporte, alimentação e hospedagem entram na conta do seu caixa e surge a dúvida: como estabelecer uma política de reembolso que seja viável, segura e satisfatória para todas as partes?

A política de reembolso é prevista em lei

Independente da forma que a política de reembolso seja aplicada, é fundamental frisar, antes de qualquer coisa, que o reembolso é uma obrigação da empresa com o funcionário, prevista nas leis trabalhistas. Todo gasto que seja diretamente ligado ao trabalho, como transporte, deslocamento, gasolina, hospedagem ou entrada em eventos, por exemplo, deve ser arcado pela empresa, ficando de fora gastos pessoais, como compras e serviços que não tenham ligação direta com a realização do trabalho.

A empresa que não cumpre a lei está sujeita a sofrer processo judicial pelo colaborador que se sentir lesado. Portanto, estabelecer as condições de reembolso é indispensável para a segurança do seu negócio.

Verba contínua x reembolso

Trabalhar com a opção de autorização de verba contínua para viagens se mostra uma solução prática, porém financeiramente pouco eficiente, para arcar com as despesas dos funcionários durante sua estadia. Isso porque dificulta o controle dos gastos, podendo trazer prejuízos para a empresa – principalmente quando deslocamentos são rotineiros para os colaboradores. É comum as pessoas relaxarem e gastarem mais quando há um valor já garantido de antemão, principalmente quando esse valor não vem do próprio bolso.

Portanto, uma política de reembolso, além de ajudar no controle das despesas, deixando tudo registrado (afinal, o colaborador precisa apresentar as notas dos serviços para ser reembolsado), ajuda também a economizar a verba disponível para viagens corporativas, já que o funcionário irá primeiro gastar por sua conta para depois receber o reembolso (com teto!) da empresa.

Calcule os gastos – incluindo as emergências

Os orçamentos são fundamentais para que a política de reembolso seja benéfica à empresa. Não basta apenas delimitar um teto, mas sim calcular da melhor forma possível qual é esse limite. Faça orçamentos com pelo menos 3 fornecedores dos serviços que serão usados para poder escolher o melhor dentro das suas possibilidades financeiras. Esse orçamento, além de delimitar para o funcionário qual será o reembolso máximo, também serve para analisar o custo-benefício da negociação que está sendo tratada na viagem e até mesmo para calcular o impacto disso no valor final do seu produto ou serviço a ser disponibilizado.

Otimize o controle dos reembolsos

O processo de orçar, delimitar gastos, receber as notas dos serviços, conferir e efetuar o reembolso pode ser vagaroso e pouco prático. Portanto utilize a tecnologia como parceira! O uso de programas e aplicativos para controlar gastos garante agilidade, segurança e praticidade para implementar uma política de reembolso que realmente funcione.

A Cabify Empresas pode te ajudar nisso!

Desenvolvida para agilizar os processos de transporte corporativo, a Cabify trabalha com faturamentos fechados. Isso significa que a sua empresa não precisará se preocupar com dezenas de recibos de reembolso: todas as viagens são contabilizadas em um único faturamento, quinzenal ou mensal. Além disso, você pode controlar quem viaja, para onde e de que forma, garantindo economia e uso consciente da verba destinada para transporte. Sem taxas extras e tarifas dinâmicas: os preços são fixos a partir da rota traçada.

Conheça todos os benefícios que a Cabify para Empresas traz para você clicando aqui!

Deixe um comentário